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Prozesse verändern

Szenario: Prozesse verändern


In diesem Szenario beschreiben wir beispielhaft eine Unternehmenssituation, die unsere Unternehmensberater regelmäßig in etablierten Unternehmen vorfinden. Ein fiktives Dienstleistungsunternehmen benötigt neue Impulse, um wieder eine positive Zukunft gestalten zu können.

Neue Impulse werden benötigt

Die „Faller AG“ ist ein etabliertes Dienstleistungsunternehmen im Bereich Facility Management für Industrie- und Büroimmobilien sowie Liegenschaften. Bereits in den 1980er Jahren als Familienunternehmen gegründet, wird das Unternehmen in zweiter Generation von den Geschwistern Anja Merz-Faller und Stefan Faller geführt. Das Portfolio erstreckt sich von ganzheitlichen Facility-Management-Leistungen wie dem technischem Gebäudeservice und kaufmännischen Management über Gebäudereinigung, Instandhaltung und Hausmeisterservice bis hin zu umfassenden Sicherheitsdienstleistungen. An rund 20 Standorten ist der Multi-Service-Anbieter in ganz Deutschland vertreten.
Als die Geschwister vor rund 15 Jahren die Geschäftsleitung vom Vater übernahmen, befand sich das Unternehmen auf Expansionskurs. Seitdem wurden regelmäßig neue Standorte erschlossen, das Personal aufgestockt und das Portfolio um weitere Gebäudedienstleistungen erweitert. Seit den vergangenen fünf Jahren jedoch stagniert das Wachstum, einzelne Jahresergebnisse zeigen sogar einen eher rückläufigen Trend. Um dem entgegenzuwirken, überprüft und überarbeitet die Geschäftsleitung zahlreiche Prozesse. Kurzfristig scheint dies zwar eine Verbesserung zu bringen, sobald die intensive Beobachtungsphase jedoch abgeschlossen ist, verlaufen die Optimierungen im Sand.
Durch die vielen kleinen „Baustellen“ betreiben Anja Merz-Faller und Stefan Faller in den letzten Jahren daher eher „Troubleshooting“, als sich um Grundlegendes kümmern zu können.
Die Ankündigung eines Großkunden, das Facility Management in Zukunft selbst zu übernehmen, gibt den Anstoß, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Neue Impulse werden benötigt

Die „Faller AG“ ist ein etabliertes Dienstleistungsunternehmen im Bereich Facility Management für Industrie- und Büroimmobilien sowie Liegenschaften. Bereits in den 1980er Jahren als Familienunternehmen gegründet, wird das Unternehmen in zweiter Generation von den Geschwistern Anja Merz-Faller und Stefan Faller geführt. Das Portfolio erstreckt sich von ganzheitlichen Facility-Management-Leistungen wie dem technischem Gebäudeservice und kaufmännischen Management über Gebäudereinigung, Instandhaltung und Hausmeisterservice bis hin zu umfassenden Sicherheitsdienstleistungen. An rund 20 Standorten ist der Multi-Service-Anbieter in ganz Deutschland vertreten.
Als die Geschwister vor rund 15 Jahren die Geschäftsleitung vom Vater übernahmen, befand sich das Unternehmen auf Expansionskurs. Seitdem wurden regelmäßig neue Standorte erschlossen, das Personal aufgestockt und das Portfolio um weitere Gebäudedienstleistungen erweitert. Seit den vergangenen fünf Jahren jedoch stagniert das Wachstum, einzelne Jahresergebnisse zeigen sogar einen eher rückläufigen Trend. Um dem entgegenzuwirken, überprüft und überarbeitet die Geschäftsleitung zahlreiche Prozesse. Kurzfristig scheint dies zwar eine Verbesserung zu bringen, sobald die intensive Beobachtungsphase jedoch abgeschlossen ist, verlaufen die Optimierungen im Sand.
Durch die vielen kleinen „Baustellen“ betreiben Anja Merz-Faller und Stefan Faller in den letzten Jahren daher eher „Troubleshooting“, als sich um Grundlegendes kümmern zu können.
Die Ankündigung eines Großkunden, das Facility Management in Zukunft selbst zu übernehmen, gibt den Anstoß, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Es besteht dringender Handlungsbedarf

In den ersten Gesprächen unserer Unternehmensberater mit Anja Merz-Faller und Stefan Faller wird schnell deutlich, dass es für das Unternehmen dringend Zeit wird zu handeln: Durch die anhaltende wirtschaftlich rückläufige Phase werden Rücklagen immer weiter aufgezehrt, ein Großkunde stellt die Kündigung in Aussicht und es bleibt im Tagesgeschäft kaum Zeit, dem gegenzusteuern.
Aufgrund des hohen Wettbewerbsdrucks wurden in der Vergangenheit die Preise immer weiter gesenkt. So bietet die Faller AG zwar eine breite Produktpalette an und ist preislich absolut wettbewerbsfähig, die Marge reicht aber dem Unternehmen nicht, um Schwankungen auszugleichen und Reserven anzusparen.

Es besteht dringender Handlungsbedarf

In den ersten Gesprächen unserer Unternehmensberater mit Anja Merz-Faller und Stefan Faller wird schnell deutlich, dass es für das Unternehmen dringend Zeit wird zu handeln: Durch die anhaltende wirtschaftlich rückläufige Phase werden Rücklagen immer weiter aufgezehrt, ein Großkunde stellt die Kündigung in Aussicht und es bleibt im Tagesgeschäft kaum Zeit, dem gegenzusteuern.
Aufgrund des hohen Wettbewerbsdrucks wurden in der Vergangenheit die Preise immer weiter gesenkt. So bietet die Faller AG zwar eine breite Produktpalette an und ist preislich absolut wettbewerbsfähig, die Marge reicht aber dem Unternehmen nicht, um Schwankungen auszugleichen und Reserven anzusparen.

Die Strategie der datenkultur unterstützt schnell und nachhaltig

Aus allen Geschäftsbereichen der Faller AG liegt im Controlling umfangreiches Zahlenmaterial vor. Was hier jedoch fehlt, ist die Übersichtlichkeit. Aufgrund der gewachsenen Historie gibt es kaum eine Abgrenzung der einzelnen Geschäftsbereiche. Dadurch fällt es auch schwer zu beurteilen, welche Bereiche gewinnbringend arbeiten. Zunächst einmal entwickeln unsere Unternehmensberater gemeinsam mit der Geschäftsleitung eine Clusterung der umfangreichen Facility-Management-Leistungen mit entsprechenden Unterteilungen.
Um die Rentabilität des Unternehmens schnell zu steigern, müssen Kosten eingespart werden. Dazu werden Kostenstellen und Kostenträger neu definiert. Durch das parallel eingeführte Business-Intelligence-System kann der optimierte Betriebsabrechnungsbogen sofort anhand der Vorjahreszahlen aus der Finanzbuchhaltung verwendet werden. Die so gewonnene Transparenz zeigt allein im Einkauf enorme Einsparpotenziale bei Hygienepapieren und Putzmitteln. Durch die Umsetzung können die Kosten deutlich reduziert werden.
Damit die Prozesse auch nachhaltig Wirkung zeigen und zur Reduzierung der Kosten beitragen, begleiten unsere Unternehmensberater die Umsetzung der Prozessoptimierungen gemeinsam mit den Mitarbeitern vor Ort. Durch die direkte Einbindung des Personals und die persönliche Begleitung steigt die Motivation, selbst an der Optimierung der Prozesse mitwirken zu können. Als erstes Pilotprojekt wurde die Verschlankung der Prozesse im Service gewählt.

Die Strategie der datenkultur unterstützt schnell und nachhaltig

Aus allen Geschäftsbereichen der Faller AG liegt im Controlling umfangreiches Zahlenmaterial vor. Was hier jedoch fehlt, ist die Übersichtlichkeit. Aufgrund der gewachsenen Historie gibt es kaum eine Abgrenzung der einzelnen Geschäftsbereiche. Dadurch fällt es auch schwer zu beurteilen, welche Bereiche gewinnbringend arbeiten. Zunächst einmal entwickeln unsere Unternehmensberater gemeinsam mit der Geschäftsleitung eine Clusterung der umfangreichen Facility-Management-Leistungen mit entsprechenden Unterteilungen.
Um die Rentabilität des Unternehmens schnell zu steigern, müssen Kosten eingespart werden. Dazu werden Kostenstellen und Kostenträger neu definiert. Durch das parallel eingeführte Business-Intelligence-System kann der optimierte Betriebsabrechnungsbogen sofort anhand der Vorjahreszahlen aus der Finanzbuchhaltung verwendet werden. Die so gewonnene Transparenz zeigt allein im Einkauf enorme Einsparpotenziale bei Hygienepapieren und Putzmitteln. Durch die Umsetzung können die Kosten deutlich reduziert werden.
Damit die Prozesse auch nachhaltig Wirkung zeigen und zur Reduzierung der Kosten beitragen, begleiten unsere Unternehmensberater die Umsetzung der Prozessoptimierungen gemeinsam mit den Mitarbeitern vor Ort. Durch die direkte Einbindung des Personals und die persönliche Begleitung steigt die Motivation, selbst an der Optimierung der Prozesse mitwirken zu können. Als erstes Pilotprojekt wurde die Verschlankung der Prozesse im Service gewählt.

Die Veränderungen zeigen Wirkung

Bereits kurz nach dem Start unserer Zusammenarbeit spürt man die Begeisterung der Mitarbeiter und die heitere Aufbruchstimmung in dem etablierten Unternehmen ist ansteckend.
Unsere Beratungsleistungen, die sich in den Zahlen widerspiegeln, sind bereits nach einem halben Jahr als erste positive Effekte ersichtlich. Durch die bessere Übersicht über alle Unternehmenszahlen können sich Anja Merz-Faller und Stefan Faller auf weitere Wachstumschancen konzentrieren. Ihre Entscheidungen werden hierbei durch die aktuellen Zahlen gestützt und beschleunigt. Die stabilen Prozesse tragen zur höheren Rentabilität bei und werden fortwährend verbessert.
Dem erwähnten Großkunden können die Unternehmer durch die eingeleiteten Maßnahmen preislich entgegenkommen. Daher verlängert er den Vertrag um ein Jahr und die Faller AG bekommt so die Zeit, ihn von ihren verbesserten Leistungen zu überzeugen. Ein positives Feedback gibt der Kunde sehr zeitnah: Die Serviceprozesse seien flüssiger geworden.
Aufgrund der guten Erfahrungen aus dem Pilotprojekt hat sich die Geschäftsführung entschieden, als Nächstes die Prozesse in der Abteilung Vertrieb zu optimieren.

Die Veränderungen zeigen Wirkung

Bereits kurz nach dem Start unserer Zusammenarbeit spürt man die Begeisterung der Mitarbeiter und die heitere Aufbruchstimmung in dem etablierten Unternehmen ist ansteckend.
Unsere Beratungsleistungen, die sich in den Zahlen widerspiegeln, sind bereits nach einem halben Jahr als erste positive Effekte ersichtlich. Durch die bessere Übersicht über alle Unternehmenszahlen können sich Anja Merz-Faller und Stefan Faller auf weitere Wachstumschancen konzentrieren. Ihre Entscheidungen werden hierbei durch die aktuellen Zahlen gestützt und beschleunigt. Die stabilen Prozesse tragen zur höheren Rentabilität bei und werden fortwährend verbessert.
Dem erwähnten Großkunden können die Unternehmer durch die eingeleiteten Maßnahmen preislich entgegenkommen. Daher verlängert er den Vertrag um ein Jahr und die Faller AG bekommt so die Zeit, ihn von ihren verbesserten Leistungen zu überzeugen. Ein positives Feedback gibt der Kunde sehr zeitnah: Die Serviceprozesse seien flüssiger geworden.
Aufgrund der guten Erfahrungen aus dem Pilotprojekt hat sich die Geschäftsführung entschieden, als Nächstes die Prozesse in der Abteilung Vertrieb zu optimieren.

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