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Kennzahlen

Was sind Kennzahlen?


Eine Kennzahl ist ein Zahlenwert, der den Zustand eines Prozesses beschreibt. Besonders nützlich sind Kennzahlen, wenn sie mit früheren oder geplanten Werten verglichen werden können. Kennzahlen sind die Grundlage für jede grafische Visualisierung (Liniendiagramm, Tortengrafik, Treechart usw.).

Einfache Kennzahlen definieren

Kennzahlen können für jeden beliebigen Prozess definiert werden. Für jeden Prozessdurchlauf gibt es zumindest einen Anfangs- und einen Endzustand. Der Unterschied zwischen beiden ist bereits eine Kennzahl. Ein einfaches Beispiel für eine Kennzahl ist das Erfassen einer Einkaufsbestellung in der Warenwirtschaft. Am Anfang ist keine Bestellung vorhanden. Am Abend sind 30 Bestellungen im System erfasst. Eine mögliche Kennzahl ist „Anzahl der Bestellungen“. Werden im Laufe des Monats weitere Bestellungen erfasst, dann steigt die Kennzahl entsprechend an. Mit dem Buchungsdatum der Bestellungen kann die Kennzahl „Anzahl der Bestellungen pro Tag“ definiert werden. Durch die zeitliche Komponente (Dimension) können die Ergebnisse miteinander vergleichen werden. Wurden heute mehr Bestellungen erfasst als gestern? Werden montags immer mehr Bestellungen erfasst als mittwochs?

Einfache Kennzahlen definieren

Kennzahlen können für jeden beliebigen Prozess definiert werden. Für jeden Prozessdurchlauf gibt es zumindest einen Anfangs- und einen Endzustand. Der Unterschied zwischen beiden ist bereits eine Kennzahl. Ein einfaches Beispiel für eine Kennzahl ist das Erfassen einer Einkaufsbestellung in der Warenwirtschaft. Am Anfang ist keine Bestellung vorhanden. Am Abend sind 30 Bestellungen im System erfasst. Eine mögliche Kennzahl ist „Anzahl der Bestellungen“. Werden im Laufe des Monats weitere Bestellungen erfasst, dann steigt die Kennzahl entsprechend an. Mit dem Buchungsdatum der Bestellungen kann die Kennzahl „Anzahl der Bestellungen pro Tag“ definiert werden. Durch die zeitliche Komponente (Dimension) können die Ergebnisse miteinander vergleichen werden. Wurden heute mehr Bestellungen erfasst als gestern? Werden montags immer mehr Bestellungen erfasst als mittwochs?

Komplexe Kennzahlen erstellen

Um einen aufwendigen Prozess mit einer Zahl zu beschreiben, werden komplexe Kennzahlen benötigt. Diese erhält man durch entsprechend komplexe Formeln zu ihrer Berechnung. Häufig können aufwendige Prozesse auch aus mehreren einfachen Kennzahlen zusammengesetzt werden. So gewinnt man mehrere nützliche Teilkennzahlen, die zudem leichter zu testen sind. Als Beispiel stellen wir der einfachen Kennzahl „Bestellter Betrag pro Monat“ die einfache Kennzahl „Einkaufsrechnung Betrag pro Monat“ zur Seite. Teilt man die erste durch die zweite, dann entsteht die Kennzahl „Maverick Buying Quote“ (Wilder Einkauf). Sie zeigt, wie viele Waren nicht über das Warenwirtschaftssystem eingekauft wurden. Erweitert man die drei Kennzahlen beispielsweise um Kreditoren, kann man erkennen, bei welchem Lieferanten Einkaufsverhandlungen sinnvoll sind.

Komplexe Kennzahlen erstellen

Um einen aufwendigen Prozess mit einer Zahl zu beschreiben, werden komplexe Kennzahlen benötigt. Diese erhält man durch entsprechend komplexe Formeln zu ihrer Berechnung. Häufig können aufwendige Prozesse auch aus mehreren einfachen Kennzahlen zusammengesetzt werden. So gewinnt man mehrere nützliche Teilkennzahlen, die zudem leichter zu testen sind. Als Beispiel stellen wir der einfachen Kennzahl „Bestellter Betrag pro Monat“ die einfache Kennzahl „Einkaufsrechnung Betrag pro Monat“ zur Seite. Teilt man die erste durch die zweite, dann entsteht die Kennzahl „Maverick Buying Quote“ (Wilder Einkauf). Sie zeigt, wie viele Waren nicht über das Warenwirtschaftssystem eingekauft wurden. Erweitert man die drei Kennzahlen beispielsweise um Kreditoren, kann man erkennen, bei welchem Lieferanten Einkaufsverhandlungen sinnvoll sind.

Nach Kennzahlen steuern

Um Maßnahmen für einen Prozess einzuleiten, muss bekannt sein, wie sich der Prozess und damit die entsprechende Kennzahl entwickelt. Wird die Kennzahl schlechter, müssen die Ursachen gefunden und behoben werden. Verbessert sich die Kennzahl, dann greifen bereits positive Effekte oder zuvor durchgeführte Maßnahmen, die vielleicht sogar noch aktiv verstärkt werden können. Für Kennzahlen kann ein Zielwert definiert werden. Ist der Zielwert erreicht oder überschritten, läuft der Prozess zufriedenstellend. Andernfalls besteht Handlungsbedarf. Die Kennzahlen selbst spiegeln dabei die Realität wider. Die Festlegung von Zielwerten kann jedoch auch zu unerwünschten Nebeneffekten führen. Wenn Sie beispielsweise mit gleichbleibendem Personal den Zielwert für produzierte Artikel deutlich erhöhen, empfehlen wir, parallel auch die Mitarbeiterzufriedenheit auszuwerten.

Nach Kennzahlen steuern

Um Maßnahmen für einen Prozess einzuleiten, muss bekannt sein, wie sich der Prozess und damit die entsprechende Kennzahl entwickelt. Wird die Kennzahl schlechter, müssen die Ursachen gefunden und behoben werden. Verbessert sich die Kennzahl, dann greifen bereits positive Effekte oder zuvor durchgeführte Maßnahmen, die vielleicht sogar noch aktiv verstärkt werden können. Für Kennzahlen kann ein Zielwert definiert werden. Ist der Zielwert erreicht oder überschritten, läuft der Prozess zufriedenstellend. Andernfalls besteht Handlungsbedarf. Die Kennzahlen selbst spiegeln dabei die Realität wider. Die Festlegung von Zielwerten kann jedoch auch zu unerwünschten Nebeneffekten führen. Wenn Sie beispielsweise mit gleichbleibendem Personal den Zielwert für produzierte Artikel deutlich erhöhen, empfehlen wir, parallel auch die Mitarbeiterzufriedenheit auszuwerten.

Kennzahlen als KPI darstellen

Eine KPI (Key Performance Indicator) zeigt dem Anwender einer Auswertung den Zustand des Prozesses (Kennzahl) auf einen Blick. KPIs werden dazu häufig auf einer kleinen Karte als einzelne Zahl oder Prozentwert dargestellt. Weitere übliche Visualisierungen für KPIs sind Tachografiken, Ringdiagramme oder Ampeldarstellungen. Farben signalisieren oft, ob der Zielwert (Fortschritts- oder Erfüllungsgrad) erreicht wurde. In der Praxis sind dabei die Ampelfarben am häufigsten zu finden. In einigen Darstellungen werden auf der KPI-Karte auch die Zielwerte oder der bisherige Verlauf aufgeführt. Interaktive Auswertungssysteme, wie z. B. Power BI, können die aktuelle Datenfilterung an KPIs weitergeben. So kann beispielsweise die Maverick Buying Quote je nach Filterung pro Monat, Warengruppen oder Kreditoren angezeigt werden.

Kennzahlen als KPI darstellen

Eine KPI (Key Performance Indicator) zeigt dem Anwender einer Auswertung den Zustand des Prozesses (Kennzahl) auf einen Blick. KPIs werden dazu häufig auf einer kleinen Karte als einzelne Zahl oder Prozentwert dargestellt. Weitere übliche Visualisierungen für KPIs sind Tachografiken, Ringdiagramme oder Ampeldarstellungen. Farben signalisieren oft, ob der Zielwert (Fortschritts- oder Erfüllungsgrad) erreicht wurde. In der Praxis sind dabei die Ampelfarben am häufigsten zu finden. In einigen Darstellungen werden auf der KPI-Karte auch die Zielwerte oder der bisherige Verlauf aufgeführt. Interaktive Auswertungssysteme, wie z. B. Power BI, können die aktuelle Datenfilterung an KPIs weitergeben. So kann beispielsweise die Maverick Buying Quote je nach Filterung pro Monat, Warengruppen oder Kreditoren angezeigt werden.

Kennzahlen als Grafik anzeigen

Eine Grafik macht dem Betrachter die Verhältnisse oder Verläufe eines Prozesses sichtbar. Um das zu erreichen, braucht jede Grafik eine oder mehrere Kennzahlen und eine oder mehrere Dimensionen als Grundlage. Ein Liniendiagramm hat beispielsweise die Kennzahl „Umsatz“ als Wert, die Dimension „Monat“ als x-Achse (Abszisse) und die Dimension „Standort“ als Legende. Aus einer solchen Grafik erkennt der Betrachter intuitiv und mühelos, welcher Standort in welchem Monat den höheren Umsatz erzielt hat sowie die Umsatztendenzen der Standorte. Es gibt eine Vielzahl von Visualisierungen (Balken, Torten, Ringe, Trichter, Punkte, Landkarten usw.). Für einige Analyseprogramme, wie z. B. Power BI, können zusätzliche Ansichten erworben oder individuelle Ansichten programmiert werden. Die Zusammenfassung von Kennzahlen eines Bereiches nennt man Dashboard.

Kennzahlen als Grafik anzeigen

Eine Grafik macht dem Betrachter die Verhältnisse oder Verläufe eines Prozesses sichtbar. Um das zu erreichen, braucht jede Grafik eine oder mehrere Kennzahlen und eine oder mehrere Dimensionen als Grundlage. Ein Liniendiagramm hat beispielsweise die Kennzahl „Umsatz“ als Wert, die Dimension „Monat“ als x-Achse (Abszisse) und die Dimension „Standort“ als Legende. Aus einer solchen Grafik erkennt der Betrachter intuitiv und mühelos, welcher Standort in welchem Monat den höheren Umsatz erzielt hat sowie die Umsatztendenzen der Standorte. Es gibt eine Vielzahl von Visualisierungen (Balken, Torten, Ringe, Trichter, Punkte, Landkarten usw.). Für einige Analyseprogramme, wie z. B. Power BI, können zusätzliche Ansichten erworben oder individuelle Ansichten programmiert werden. Die Zusammenfassung von Kennzahlen eines Bereiches nennt man Dashboard.

Das erste KPI-Projekt

Eine wirksame Kennzahl spart Kosten ein, wenn sie frühzeitig effektive Entscheidungen ermöglicht. Für einen ganzen Fachbereich werden meist mehrere Kennzahlen zur Steuerung benötigt. Ein Dashboard stellt die Kennzahlen übersichtlich zusammen und erlaubt die automatische Aktualisierung. Für ein erfolgreiches KPI-Projekt braucht man entweder Erfahrung oder professionelle Hilfe. Beides kostet Geld. Erfahrung zu sammeln kostet zusätzlich Zeit, Ressourcen und Nerven. Wir bieten Ihnen gern unsere Erfahrungen an. Welche Kennzahlen brauchen wir? Mit welchem Fachbereich beginnen wir? Ist Power BI das richtige Produkt für uns? Wie kann uns ein Data Warehouse helfen? Welchen Vorteil bieten OLAP Cubes? Können wir auch das Excel-Reporting automatisieren? Wir helfen Ihnen gern dabei, Ihre Daten in Erfolg zu verwandeln.

Das erste KPI-Projekt

Eine wirksame Kennzahl spart Kosten ein, wenn sie frühzeitig effektive Entscheidungen ermöglicht. Für einen ganzen Fachbereich werden meist mehrere Kennzahlen zur Steuerung benötigt. Ein Dashboard stellt die Kennzahlen übersichtlich zusammen und erlaubt die automatische Aktualisierung. Für ein erfolgreiches KPI-Projekt braucht man entweder Erfahrung oder professionelle Hilfe. Beides kostet Geld. Erfahrung zu sammeln kostet zusätzlich Zeit, Ressourcen und Nerven. Wir bieten Ihnen gern unsere Erfahrungen an. Welche Kennzahlen brauchen wir? Mit welchem Fachbereich beginnen wir? Ist Power BI das richtige Produkt für uns? Wie kann uns ein Data Warehouse helfen? Welchen Vorteil bieten OLAP Cubes? Können wir auch das Excel-Reporting automatisieren? Wir helfen Ihnen gern dabei, Ihre Daten in Erfolg zu verwandeln.

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