Die Schulte-Schlagbaum AG (SAG) aus Velbert entwickelt seit 1833 innovative Schließ- und Organisationslösungen für Gebäude. Mit maßgeschneiderten Systemen für Türen, Möbel und Gästemanagement verbindet das Unternehmen höchste Sicherheit mit einfacher Bedienung. Digitale Lösungen für Hotellerie, Gesundheitswesen, Bildung und Industrie machen SAG zum zuverlässigen Partner für moderne Gebäude und ihre Nutzer.

Die Herausforderung: Altsysteme ablösen, internationale Finanzprozesse harmonisieren

Im Finance-Bereich stand SAG vor einer besonderen Herausforderung: Das Unternehmen nutzte weiterhin eine produktive NAV 2013-Datenbank, während parallel drei weitere Mandanten mit den Versionen Business Central 21 (BC) implementiert waren. Ziel war es, NAV 2013 in absehbarer Zeit vollständig abzulösen und gleichzeitig Altdaten sauber in die Dynamics BC21-Struktur zu integrieren. Zudem sollte das System zukunftssicher sein, um künftige Upgrades auf Dynamics BC26 oder in eine SaaS-Umgebung ohne großen Aufwand umsetzen zu können.

Ein weiterer wichtiger Punkt war die Ablösung von QlikView, das mit der Migration nicht mehr kompatibel ist und hohe Wartungskosten verursacht. Gleichzeitig musste die Schweizer Gesellschaft von SAG, die kein Dynamics-System nutzt, integriert werden, sodass Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Budgets im gleichen System abgebildet werden können. Zusätzlich gab es komplexe Umbuchungen auf Kostenstellen- und Profit-Center-Ebene, die flexibel abgebildet werden mussten.

Die Lösung: Ein metadatenbasierter Ansatz mit Dynamics, Excel-Schnittstellen und Microsoft Fabric

Gemeinsam mit SAG wurde ein durch Metadaten gesteuertes System auf Basis von Microsoft Fabric implementiert, das hohe Performance bietet und gleichzeitig flexibel für künftige Microsoft-Entwicklungen angepasst werden kann. Wesentliche Elemente der Lösung sind:

• Altdaten aus NAV 2013 wurden in den Data Lake übertragen und können später mit Dynamics BC26-Daten zusammengeführt werden.
• Eine Excel-basierte Schnittstelle ermöglicht das monatliche Einlesen von Finanzbuchungen und Budgets aus der Schweizer Gesellschaft, sodass diese wie direkt in Dynamics BC gebucht behandelt werden.
• Spezielle Umbuchungen (Kostenrechnung, Kostenstellen, Profit-Center) werden über eine zusätzliche Excel-Integration erfasst und in das Reporting übernommen – ohne Änderungen im Dynamics BC-System selbst.
• Das System wurde als metadatenbasierte Architektur umgesetzt. Vorteil: hohe Performance, Flexibilität und die Möglichkeit, neue Microsoft-Entwicklungen zu adaptieren, ohne umfangreich umprogrammieren zu müssen.

Auch besondere Anforderungen wurden umgesetzt:

• Abbildung von Profit Centern unabhängig von den BC-Mandanten
• Mit dem Power BI Finance-Dashboard lassen sich Buchungen sowohl auf Kostenstellen- als auch auf Profit-Center-Ebene korrekt darstellen – unabhängig von der jeweiligen Gesellschaft.
• Einrichtung und Schulung der Systeme sowie Implementierung von Microsoft Fabric für modernes Datenmanagement.

„Wir haben mit der datenkultur einen kompetenten Partner gefunden, der uns bei der Transformation mit Know-How und Performance gut unterstützt und uns die Möglichkeit gibt, eigenes Wissen aufzubauen. So sind wir gut gerüstet für die Zukunft und können das System in Teilen selbst weiterentwickeln.“

Dr. Sven Hilfert, Leiter Geschäftsbereich Schloss- und Schließblechsysteme & Mitglied des Management Boards Schulte-Schlagbaum AG und Geschäftsführer Sächsische Schlossfabrik GmbH

Ergebnisse: Einheitliches Reporting, Kostenersparnis und hohe Performance

Mit der neuen Lösung konnte SAG gleich mehrere Ziele erreichen:

• Ablösung von QlikView und damit Einsparungen von rund 20.000 Euro Lizenzkosten pro Jahr
• Zukunftssichere Architektur: Upgrade-fähig bis zu Dynamics BC26 und SaaS, ohne großen Umstellungsaufwand
• Einheitliches Finanzreporting über alle Gesellschaften hinweg
• Flexible Erweiterbarkeit: Umbuchungen, Profit-Center-Analysen und weitere Anforderungen können einfach ergänzt werden
• Hohe Performance und Stabilität dank Steuerung durch Metadaten
• Schnelle Projektdurchführung trotz komplexer Anforderungen

Ausblick: Weiterentwicklung und Folgeprojekte

In den kommenden Monaten wird die Plattform Schritt für Schritt erweitert und weitere Module integriert. Monitoring- und Reporting-Funktionen werden weiter optimiert, und die Plattform ist für zukünftige SaaS-Migrationen und Dynamics BC26-Upgrades bestens gerüstet. SAG stärkt so seine Finanzprozesse nachhaltig und setzt auf digitale Innovation, die Effizienz, Transparenz und Flexibilität vereint.